Økt internkontroll – en hemsko eller et gode?

Internkontroll handler om å systematisere det som mange vil karakterisere som ordinære lederoppgaver og sikre at virksomheten utvikles og forbedres slik at myndighetskravene etterleves. I praksis betyr dette omfattende adminstrasjons-
­­oppgaver som kan øke arbeidspresset for almenpraktiserende leger. Løsningen kan være å bruke Internett.

Frilansjounalist Elizabeth S. Lingjærde

I praksis fordrer kravene fra Sosial- og Helsedirektoratet og Statens Helsetilsynen betydelig omstrukturering av administrasjonsoppgavene til mange kommunale og private virksomheter. Ikke minst legger dette beslag på verdifull arbeidstid, spesielt for mindre legekontorer. Mengden administrasjon som kreves er like stor enten man driver egen praksis eller er tilknyttet en større institusjon.

- Det går an å snu fortvilelsen til glede over et nytt verktøy. Internkontroll gir mulighet for å heve kompetansen og kvaliteten, trøster lege Sigbjørn Rønbeck i Tromsø.
Han har utviklet et verktøy for Internkontroll som ikke bare letter adminstrasjonen betydelig, men gir synergieffekter ved at flere mindre legekontorer kan gå sammen om oppgavene.

- I tillegg til et godt verktøy, som Internett, kreves blant annet gode rutiner. Der ligger den største utfordringen, sier lege Kjetil Skaaraas ved Høybråten legekontor.
Han ser behovet for en spesialisert rådgivningstjeneste for alle som sliter med å komme igang.

Men før vi ser på løsningene, hva er hovedtrekkene i de nye reglene?

Et ledelsesverktøy
Internkontroll er et ledelsesverktøy – et hjelpemiddel for styring og utvikling av den daglige drift – som har vist seg nyttig i bransjer med virksomhet som innebærer risiko. Hensikten er å oppnå kvalitetsforbedring ved å minimalisere risikoen for brist i rutiner og behandlingsmetoder.

Internkontroll skal først og fremst bidra til faglig forsvarlige sosial- og helsetjenester. Spesielt innen områder der svikt kan få alvorlige følger er det viktig at daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav. Utover hva som er lovpålagt, kan den enkelte lege velge å bruke internkontroll til å styrke eget omdømme. Dette kan for eksempel være krav til service, ventetider, behandling og saksbehandlingsrutiner som går lenger enn det som kreves i lover og forskrifter.

Hvem har ansvaret?
Den som har ansvar for en virksomhet, har også ansvar for internkontrollen, heter det i veiledningen fra staten. Dette betyr at selv om ansvaret i prinsippet er lagt til øverste leder, for eksempel rådmannen i en kommune eller administrerende direktør ved et helseforetak, vil myndigheten i praksis være delegert til leder av den aktuelle virksomhet når det gjelder den praktiske gjennomføringen av internkontrollen. Beskrivelsen av delegert myndighet i denne sammenheng er i seg selv en del av dokumentasjonen som kreves. Man kan derimot velge å gjøre sin medarbeidere mer delaktige i arbeidet, noe som i seg selv kan bidra til å øke bevisstheten og derav kvaliteten rundt de daglige arbeidsoppgavene.

Hovedinnhold i Internkontrollen
Følgende hovedpunkter skal inkluderes, ifølge statens veiledning;

a) beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt,

b) sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten,

c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll,

d) sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes,

e) gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten,

f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndig­hetskrav,

g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen,

h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten

Hvordan Internett kan lette arbeidet
Hvordan utfører man Internkontroll i praksis? Man kan enten sette igang sitt eget opplegg eller melde seg på et som allerede er utarbeidet. Det finnes flere som tilbyr det siste. F.eks. NOKLUS Klinikk, Bedring, Pang prosjektet og Helsesamarbeid.no.

- Man kan spare mye tid og ressurser ved å samarbeide med andre om å utarbeide rutiner og andre systemer. Det er jo meningsløst at alle skal gjøre det samme. Gjennom for eksempel Helsesamarbeid.no kan flere kontorer ikke bare samarbeide om oppgavene, men gi hverandre gode tips og råd underveis. Heri ligger en læreprosess som også høyner kvaliteten på internkontrollen, forteller Rønbeck som utviklet Internettsiden da han selv søkte etter gode Arbeidsmetoder og verktøy.

- Ved å legge dette ut på Internett får man samarbeidsmuligheter som ellers ikke ville vært mulig. Det er et omfattende materiale som kreves for å gjennomføre og dokumentere alt som kreves, og det er ingen stor forskjell i kravene til en enkeltstående lege og en større helseinstitusjon. Det betyr at arbeidsmengden på den enkelte lege blir uforholdsmessig stor. Helsesamarbeid.no er ikke et tilbud kun til leger, men til alle som driver virksomhet som kommer inn under Helse- og Sosiallovgivingen.

- Datasystemet helsesamarbeid.no kan skreddersys den enkelte bransje. I tillegg får man en intranettløsning med arkiv- og databaseløsninger som tar vare på egenproduserte dokumenter til internt bruk, forteller Rønbeck. Ved å bruke Internett oppnår man større fleksibilitet med hensyn til når og hvor man velger å utføre oppgavene.

- Dette er en enorm fordel. Kontorarbeid som dette kan dermed gjøres fra hytta eller fra hvor man måtte ønske, sier Rønbeck.

Fra verktøy til metode
Høybråten Helsesenter er et av flere legekontor som har tatt i bruk Internett som verktøy for internkontroll.

- For å kunne ha nytte av ulike databaserte systemer, som Helsesamarbeid.no, kreves en gjennomgang av gamle rutiner og etablering av nye. Det vi ser som den største utfordringen er å etablere rutiner for hvem, når og hvordan komme igang, sier lege Kjetil Skaaraas ved Høybråten Legekontor i Oslo. Han vurderer å etablere en konsulent- og rådgivningstjeneste innen internkontroll for leger.

- God ledelse, skikkelige arkiveringssystemer og skreddersydde løsninger er noe av det vi vil kunne bistå med, forteller han.

Fallgruver
Internkontrollering er omfattende, og ved feil bruk kan opplevelsen være økt byråkrati på bekostning av økt kvalitet.

- Manuelle systemer blir dårligere over tid og vanskelige å oppdatere kontinuerlig. Et godt fungerende dataverktøy er derimot et levende system som blir bedre over tid ved at det lett kan videreutvikles i takt med virksomhetens utvikling, kommenterer Sigbjørn Rønbeck.

Men et godt verktøy er som nevnt halve jobben. Forut for innføring av valgt datasystem er det viktig å være obs på følgende:

• Opphev gamle rutiner som ikke fungerer tilfredsstillende
• Nye forbedrede rutiner skal ikke bare utarbeides, men innføres
• Det er ikke nødvendig å skriftliggjøre selvfølgeligheter alle kan og vet. ’Keep it simple and short!’
• Når noe ikke fungerer bør man se på forbedringspotensialet i svikt og mangler, ikke på personer ved å utpeke syndebukker.

Involver pasientene
Selv om internkontroll beskrives som et ledelsesverktøy, er ikke bare alle ansatte involvert i større eller mindre grad, men også pasientene ved sin erfaring som mottagere av helsetjenester. Tiltak kan være brukerundersøkelser, brukerpanel, ombudsordninger og systematisering av innhold i klager. Verktøyet kan være rutiner for innhenting og bruk av disse erfaringene, samt rapporter og kartlegging av brukernes erfaring.

Kontroll av kontrollen…

Hva skjer hvis man ikke oppfyller statens krav? Oppfyllelse av internkontrollplikten vil være noe av det Helsetilsynet vurderer ved sitt tilsyn med små og store virksomheter.

Internkontrollsystemene representerer ikke noe eget forsvarlighetskrav, men de er en forutsetning for at virksomhetene kan oppfylle en rekke øvrige krav til en forsvarlig tjeneste. Når Helsetilsynet avdekker svikt i lovkravene på definerte områder, vil det ofte samtidig påpekes at tjenesten har manglet et internkontrollsystem som skulle ha fanget opp og forhindret andre sviktende forhold.

Mer informasjon og lenker:

Lover og forskrifter
Helsetilsynet har utarbeidet en samling aktuelle lover som man finner på hjemmesiden til Helsetilsynet under regelverk/lover.

Forskrift om internkontroll trådte i kraft 01.01.2003.

Systemet Helsesamarbeid: www.helsesamarbeid.no

Kvalitetsutvalg for primærmedisin: Felles kvalitetsutvalg for Aplf og NSAM www.kup.no

Aktuelt på AstraZeneca.no nå

12.04.10 Gratis e-læringskurs om Astma Lær mer om symptomer, bakgrunn og behandling av astma. Kurset gir en generell beskrivelse av lungene og forteller deretter om astma som sykdom og om hva som skjer ved astmaanfall samt hvilke tester legen kan benytte for å påvise astma. Kurset avsluttes med informasjon om hvordan du kan unngå astmautløsende faktorer og om hvilke alternativer som finnes for behandling av astma. Start kurset

28.05.10: Astma og allergi i ferietiden Som astmatiker eller allergiker er det mye man bør passe på. Dette gjelder også når man skal på ferie. Her er noen reisetips.

Aktuelle nyheter om AstraZeneca

28.05.2010 AstraZeneca flytter til nye lokaler på Helsfyr Mandag d. 31 mai vil AstraZeneca Norge være på plass i nye lokaler på Helsfyr. Besøksadressen er: Innspurten 15, 0663 Oslo. Ny post adresse er: Postboks 6050, Etterstad, 0601 OSLO 04.05.2009 AstraZeneca oppretter et nytt nordisk markedsføringsselskap - styrket kompetanse med fortsatt sterk lokal kundestøtte. AstraZeneca vil konsentrere sine markedsføringsressurser i Danmark, Finland, Norge og Sverige i ett nytt nordisk markedsføringsselskap. Det nye selskapet vil være basert i Södertälje i Sverige. Det nordiske markedsselskapet vil være ansvarlig for strategiske og administrative oppgaver, mens direkte kunderelasjoner forblir lokale. I alle nordiske land vil det være en sterk lokal kundeorganisasjon for å sikre at kundene får kontinuerlig service av høy kvalitet. Les mer.

Andre norske nettsteder fra AstraZeneca

AstraZeneca har flere nettsteder beregnet både på det generelle publikum og på spesielle faggrupper.